A iminente entrada em vigor do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA Dual) no Brasil, a menos de nove meses, expõe notáveis fragilidades na operação fiscal de médias e grandes empresas. Grande parte dessas companhias ainda se debate com processos morosos e uma dependência significativa de tarefas manuais, contrariando uma percepção de alta automação. Essa realidade promete intensificar os desafios adaptativos diante das profundas mudanças no sistema tributário nacional.
O Retrato da "Falsa Automação" nas Empresas
Um levantamento recente da V360, empresa especializada em automação de pagamentos a fornecedores, revela dados preocupantes sobre a eficiência fiscal corporativa. Segundo a pesquisa, 62,2% das empresas demoram mais de 20 dias para registrar uma nota fiscal em seus sistemas, enquanto 22,3% ultrapassam a marca dos 30 dias. Contudo, 87% das mesmas companhias afirmam possuir um alto nível de automação fiscal.
Este aparente paradoxo evidencia o que especialistas denominam de “falsa automação”. Nesse cenário, embora os processos sejam digitais, ainda demandam intervenção humana substancial, criando gargalos operacionais. A pesquisa ouviu 355 profissionais de médias e grandes empresas, muitas delas com alto volume operacional, onde 63% processam mais de 10 mil notas fiscais mensalmente.
Automação Parcial e Atrasos Sistêmicos
Na prática, a automação fiscal em muitas organizações brasileiras permanece incompleta. Embora 61% das empresas consigam capturar notas fiscais automaticamente, apenas 49% efetivam o registro no sistema sem a necessidade de ação manual. Esse descompasso ocorre porque o Enterprise Resource Planning (ERP), o “cérebro” operacional das empresas, frequentemente exige integrações e validações adicionais para funcionar plenamente no complexo ambiente tributário do país.
Izaias Miguel, CEO da V360, ressalta a discrepância: “Muitas empresas acreditam que estão automatizadas, mas ainda dependem de pessoas para validar dados e concluir processos. O documento entra automaticamente, mas ainda precisa de ajustes e conferências antes de seguir no sistema”, explica. Dessa forma, a mera digitalização não se traduz em eficiência plena sem a eliminação da intervenção manual.
Riscos Operacionais e a Chegada da Reforma
O estudo também aponta falhas significativas na validação das notas fiscais, o que intensifica os riscos operacionais. Apenas 48% das empresas realizam uma conferência completa, comparando itens, valores e quantidades com os pedidos de compra originais. Por outro lado, 44% efetuam checagens parciais, enquanto 8% ainda dependem de um processo totalmente manual.
Este cenário propicia pagamentos indevidos, erros fiscais e a perda de controle interno, especialmente crítico para empresas que gerenciam um grande volume de fornecedores. Miguel alerta: “O tempo entre a emissão e o registro da nota é um termômetro claro de eficiência. Quando leva semanas, há acúmulo de exceções e retrabalho”, destacando a urgência em aprimorar esses processos.
A Pressão Crescente com o Novo Modelo Tributário
A implementação do novo modelo tributário tende a agravar essas vulnerabilidades. As empresas precisarão adaptar seus sistemas para operar simultaneamente com regras antigas e novas, além de internalizar tributos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que comporão o IVA Dual. Conforme a avaliação do CEO da V360, o desafio primordial não reside apenas na compreensão da reforma, mas em sua execução eficaz dentro de estruturas complexas e pouco integradas.
Ademais, Miguel enfatiza as fragilidades nos processos de validação reveladas pela pesquisa: “Menos da metade das empresas fazem uma checagem completa das notas fiscais contra pedidos de compra, enquanto o restante opera com validações parciais ou manuais. Esse cenário aumenta o risco de erro”, alertando para as consequências financeiras e legais que a falta de automação pode acarretar.
Fase de Testes e a Urgência da Automação Estratégica
Em 2026, a reforma tributária entrará em sua fase de testes, com as empresas cobrando uma alíquota simbólica de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, dedutíveis dos tributos atuais. A partir de 2027, os cinco tributos sobre o consumo serão gradualmente extintos, e as alíquotas de CBS e IBS subirão. Apesar das alíquotas iniciais serem baixas, as obrigações acessórias são imediatas.
As empresas deverão destacar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos obrigatórios e informar corretamente a classificação fiscal de produtos e serviços. Em dezembro, a Receita Federal suspendeu as multas por falta de discriminação dos dois novos tributos nas notas fiscais até o quarto mês seguinte à regulamentação. Nesse contexto, a automação fiscal deixa de ser meramente operacional para se tornar uma ferramenta estratégica indispensável.
Portanto, a agilidade na adaptação é crucial. “Empresas mais eficientes tendem a ganhar agilidade para lidar com as mudanças, enquanto aquelas com processos fragmentados podem enfrentar mais custos, erros e dificuldades de adaptação”, conclui Miguel, sublinhando que a Reforma Tributária servirá como um divisor de águas na competitividade empresarial.